Ремонт в офисе: где и как хранить документацию

В каждом офисе имеется огромное количество документации. Дело в том, что многие документы, согласно действующим законам, необходимо хранить несколько лет. Иногда этот период превышает 10 лет, поэтому у компаний, которые работают не первый год на рынке, собираются кипы бумаг.

Когда планируется ремонт в офисе, возникает проблема, куда деть документы, чтобы освободить пространство для проведения работ. Не в кладовку же их помещать, где нет подходящих условий? К тому же подходящее подсобное помещение имеется не в каждом офисе, да и обеспечить сохранность документов в кладовке будет проблематично.

Убрать документы на время ремонта нужно для освобождения пространства, а также из-за существующего риска их повреждения. Дело в том, что воздействие влаги и пыли могут безвозвратно испортить бумаги и архивы. Чтобы этого не допустить, важно позаботиться о правильном хранении.

Оптимальное решение

Отличной альтернативой кладовкестанет склад индивидуального хранения. В боксе можно поместить все архивы и документы, которые сейчас не используются сотрудниками. В зависимости от объема документации несложно подобрать ячейку подходящего размера.

Такой способ хранения офисной документации имеет несколько преимуществ:

• в боксах поддерживается оптимальная температура и влажность воздуха. Внутри всегда чисто, поэтому порча бумаг, как в кладовке, исключена;

• папки и коробки с документами можно расположить на стеллажах, что упростит поиск нужных бумаг в случае необходимости;

• доступ к боксам 24 часа в сутки в будни и выходные;

• индивидуальные склады подходят для хранения даже ценных документов, поскольку боксы находятся под круглосуточным наблюдением, а посторонние не имеют доступа к ячейкам;

• обычно такие современные «кладовки» имеют удобное расположение. Например, находятся недалеко от станций метро, поэтому добираться несложно.

Если воспользоваться услугами индивидуального склада, ремонт в офисе будет вовсе не страшен для документации. Пыль, грязь и другие факторы воздействия останутся в стороне. Кстати, арендовать бокс можно не только на период ремонта, но и на длительное время, если офис маленький, а места хранить архивы не хватает. Так вы сможете сохранить все необходимые документы, но при этом освободить полезную площадь в офисе и создать более комфортные условия для сотрудников.

Советы по подготовке документов

Перед хранением документы следует рассортировать по коробкам в зависимости от типа, года создания или других критериев. Необходимо составить список всех документов, помещенных в коробку, а после уложить его сверху или приклеить снаружи. В таком случае отыскать любую бумагу не составит труда, а инвентаризация будет проходить быстро и легко.

Если арендовать бокс в современной «кладовке», можно легко сохранить всю документацию во время ремонта в офисе или освободить пространство для полезных целей. Минимум затрат — максимум преимуществ.